Como controlar o Fluxo de Caixa - melhore a gestão e o planejamento

ATUALIZADO EM 28/02/2024

Ter um bom fluxo de caixa significa segurança na vida financeira da empresa e assertividade nas decisões tomadas com planejamento – então, como controlar o seu fluxo de caixa?

Talvez você não saiba, mas o primeiro contato real que você teve com sua empresa e com a administração do seu negócio foi o fluxo de caixa.

Primeiro, porque antes disso não havia valor sendo agregado aos produtos; segundo, porque antes disso não havia reconhecimento do negócio pelos seus clientes.

Ao receber aquele primeiro pagamento pela primeira compra feita de seu serviço ou produto a empresa está finalmente batizada, e agora você pode confiantemente dizer que é empreendedor. Aliás, receber o valor das compras é uma das melhores partes de gerir uma empresa (principalmente se ela for MEI ou microempresa) – dindin no caixa é bom demais!

Mas você sabe se o dinheiro que está entrando em vendas, ao mesmo tempo já saiu por causa das suas despesas? Se está em dúvida, então é preciso entender como controlar de fluxo de caixa com eficácia.

Neste artigo você encontra

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa são todos os valores que entram e saem do caixa do seu negócio. Vendas, empréstimos, adiantamentos, dívidas, contas, material de estoque… A lista de razões para que esse fluxo se movimente é grande.

No entanto, assim como cada empreendedor tem um perfil diferente, a empresa também terá suas características próprias que formam o fluxo de caixa.

Fluxo de Caixa Positivo

Se o saldo no final do mês do seu caixa termina com mais dinheiro do que no começo, então o fluxo foi positivo.

Mas não acaba aqui: para descobrir isso, é preciso descontar as despesas do mês, tais como as contas de luz, água, internet, entre outros.

Fluxo de Caixa Negativo

Já se o saldo do final do mês terminar com o mesmo valor ou até menos do que quando o mês começou, então o fluxo está sendo negativo.

Aliás, vale lembrar que a maioria das compras feitas pelos consumidores de hoje são parceladas em vários meses.

Assim, esse tipo de recebimento aos poucos deve ser também agregado ao fluxo desse e dos próximos meses.

Então o que é um fluxo de caixa saudável?

O fluxo de caixa saudável é aquele em que as despesas são cobertas pelo valor das vendas, sem que o caixa fique vazio (ou próximo de ficar vazio).

É ideal que uma empresa mantenha o capital de giro – ou seja, um lucro suficiente para sustentar o negócio aberto – preferencialmente por alguns meses.

Dessa forma, há estabilidade e segurança no caso de tempos com vendas menores ou imprevistos no caminho. Você só conseguirá montar um capital de giro a longo prazo se tiver um fluxo de caixa positivo.

Vantagens de ter um fluxo de caixa saudável

Com o fluxo de caixa em ordem, é possível conseguir mais segurança para gerir a empresa. Além disso, esse controle permite que o planejamento se baseie em fatos e prospecção do futuro financeiro dos negócios.

Deste modo, o controle sobre o fluxo de caixa auxilia na gestão quando:

Toda empresa precisa de um setor financeiro bem organizado e com dados precisos, senão sua administração vira uma bagunça.

Imagine-se pagando impostos, comprando material, pagando funcionários e ainda tirando uma parte para você e os sócios sem ter a noção se o dinheiro daquele mês vai dar para tudo!

Outra característica da empresa que sabe como controlar o fluxo de caixa é o planejamento assertivo.

Por isso, essas empresas podem:

Investir corretamente, sabendo como o lucro será arrecadado;
Planejar o futuro das finanças, assim como o seu crescimento saudável;
Minimizar despesas e otimizar a tributação;
Prever quedas no faturamento de acordo com a sazonalidade, interesse do público, entre outros fatores externos;
Tomar decisões que diminuam os riscos de qualquer plano colocado em ação.

Ao analisarmos todas as vantagens de um controle de fluxo de caixa eficiente, entendemos o quanto essa parte da gestão financeira influencia na hora de se planejar financeiramente.

E nós sabemos – planejamento financeiro é o segredo para um negócio bem-sucedido.

Como fazer a gestão do fluxo de caixa do seu negócio

Agora que já entendemos o quanto a organização do fluxo de caixa é importante para os negócios, resta a questão: como colocar em prática esse fluxo bonitinho e bem controlado?

O método a ser utilizado pelo caixa varia de acordo com a empresa, podendo ser feito manualmente, com cadernos e planilhas, ou virtualmente, através de aplicativos.

Na verdade, o mais importante é que:

A pessoa responsável pelo caixa mantenha o registro de todas as transações, sem exceção.

Talvez seja mais fácil gerenciar o controle quando o setor financeiro tem um profissional responsável por isso.

Mas, no caso de microempreendedores e microempresas, essa gestão pode acabar sendo deixada de lado.

Afinal, uma ou duas pessoas precisam cuidar de toda a administração, produção, manutenção e pós-venda dos negócios. Como controlar o fluxo de caixa com tanta coisa para fazer?

Nesse caso, é preciso:

Criar o hábito de manter um registro.

E não adianta confiar no histórico de conversas ou na própria memória. Deslizes vão acabar acontecendo. Por fim, para que o controle gere frutos no futuro, use toda essa informação salva para criar relatórios.

Ei, calma, não é exatamente isso que você está pensando 🤣

Analise os resultados do seu negócio

Para que o controle do fluxo de caixa seja usado de maneira inteligente e assertiva dentro do seu planejamento, é preciso fazer uma análise dos resultados obtidos.

Ah, não se preocupe. Se o controle do caixa está em ordem, a maior parte do trabalho já foi feito. Agora, com os números e dados em mãos, você só precisa colocar tudo na mesa e juntas as peças.

Ao utilizar as informações do seu fluxo de caixa, você saberá quais são os picos de vendas, de acordo com o horário, dia, semana e até o mês do ano em questão. Assim, é possível que ofertas sejam criadas especialmente para esses períodos.

Por exemplo, em um restaurante em que o fluxo de clientes (e de vendas) aumenta de noite, talvez seja mais vantajoso mudar o horário de abertura e encerramento das atividades ou oferecer pratos especiais para o jantar.

Da mesma forma, com a análise das informações que você tem, é possível também:

Descobrir a tendência de compra dos clientes;
Medir o impacto de estratégias de marketing adotadas;
Obter o ticket médio do negócio;
Traçar a saúde financeira do negócio (acima ou abaixo do esperado);
Chegar aos pontos que podem ser melhorados.

Quando você tem todas essas informações, entender quais são as dificuldades e procurar soluções passa a ser mais fácil. Além disso, ao entender a saúde financeira da sua empresa, você terá mais tranquilidade e mais certeza de que o sucesso é garantido.

Principais erros cometidos na falta de controle do fluxo de caixa

Às vezes, saber o que não pode ser feito já é mais caminho andado do que saber aquilo que deve ser feito para controlar o fluxo de caixa. Por isso, não ignore essas regras do que não fazer ao cuidar do fluxo de caixa da sua empresa:

1) Não tire dinheiro do caixa;

Nem mesmo se você for um microempreendedor ou o dono do negócio. O dinheiro que está na empresa pertence à empresa. O que nos leva a…

2) Não misture as finanças pessoais com as finanças da empresa;

Esse é um problema principalmente para MEI e ME, que em geral têm apenas uma pessoa responsável por cuidar da gestão financeira.

Evite o erro de misturar o que pertence a você com o que pertence à empresa. Algum desses dois lados vai sair na desvantagem e ficar no vermelho!

3) Não coloque dinheiro no caixa;

Mesmo que pareça necessário, segure a vontade de colocar dinheiro no caixa sem o devido registro. Em alguns casos, essa prática pode sair do controle e quando o empreendedor percebe, investiu muito dinheiro, sem receber qualquer retorno.

Pra que seus investimentos sejam assertivos, é preciso entender aonde o erro está primeiro.

4) Deixar o registro de vendas para depois;

Em horário de muito fluxo de cliente ou quando se está ocupado demais cuidando de outras questões da empresa, é comum que o empreendedor deixe a parte de anotar as vendas para depois.

Nesse caso, o ideal é optar por programas que permitam a computação automática das compras, ou que facilite essa anotação.

5) Não diferenciar os pagamentos à vista dos pagamentos parcelados;

Como é que você vai ter o valor total de uma compra parcelada, se esse dinheiro só vai chegar até você de pouquinho em pouquinho? Esse é um erro bobo, mas fácil de se cometer se não prestarmos atenção.

6) Não fazer a análise do fluxo de caixa;

Depois de tanto trabalho para manter o caixa organizado e com todos os números batendo, seria um desperdício de tempo e esforço não utilizar as informações recolhidas para ajudar na gestão empresarial do seu negócio.

Fez sentido?

Formas de melhorar o controle do fluxo de caixa

Você deve estar se dando conta de alguns erros ou deslizes que acabou cometendo ao longo da gestão empresarial de como controlar do fluxo de caixa.

Talvez você já tenha superado alguns desses erros, ou ainda precise corrigi-los. Agora, o que você deve fazer é melhorar o controle do fluxo de caixa para começar a ser mais organizado, planejador e assertivo no seu negócio.

Tenha um computador para o caixa

Se o seu negócio já comporta um caixa separado para dar baixa nas vendas, é ideal é que se tenha um computador e um programa especial para fazer essa automatização do controle de caixa.

Tanto a parte de pagamento quanto as emissões de nota podem ser feitos dentro desses programas.

Guarde notas fiscais e recibos

A segurança das suas vendas está nas notas e nos documentos que comprovam toda transação feita.

Através da coleta e da revisão das notas no final do dia é possível verificar se o controle de fluxo de caixa foi feito corretamente, ou se houve algum erro.

Contrate alguém para gerenciar o caixa

Você sabia que o microempreendedor individual (MEI) pode contratar até uma pessoa para trabalhar com ele? A única exigência é que esse seja o único funcionário do MEI e que o salário esteja no piso salarial da classe ou seja igual ao salário mínimo.

Além disso, microempresas e empresas de pequeno porte também devem ter um responsável pela gestão do fluxo de caixa. Esta é uma parte muito importante dos negócios, e que deve estar sempre no foco de quem é responsável por ela.

Por isso, alguém que cuida de muitas partes do trabalho pode acabar cometendo mais erros do que o comum – prejudicando assim todo o controle do fluxo.

Cadastre todos os produtos

Seja na hora de vender ou de controlar o estoque, ter todos os produtos e serviços cadastrados com códigos dentro do sistema de gestão empresarial é imprescindível.

É possível fazer isso manualmente ou através dos programas de controle já citados acima. Cabe ao empreendedor decidir em que fase de investimentos a empresa se encontra.

No caso de micro e pequenos empreendedores, uma planilha compartilhada pode ajudar nesse quesito.

Assim, todos os colaboradores vão saber o nome, o tipo e os detalhes dos produtos antes de realizar a venda. Menos erros acontecem e simplifica a vida de todo mundo 😉

Não aceite vender fiado

Por fim, uma prática comum em comércios e microempresas é que se venda fiado para clientes de confiança.

Pode até parecer que você vai perder a venda se não aceitar vender fiado agora, mas é melhor do que arcar com a pendência de clientes que demoram a quitar as dívidas ou que às vezes nem voltam para acertar a conta.

No caso de vendas parceladas, só aceite fazer a venda se for por cartão. De outra forma, você não terá controle concreto de que o pagamento será feito, e assim, o controle financeiro fica na corda bamba de receber o dinheiro devido ou não. Essa conta só pode dar em negativo, então, recuse.

Planejamento Financeiro: como usar o fluxo de caixa para alcançar metas

Ao se planejar financeiramente, sua empresa tem três tópicos para definir: Objetivo, Metas e Orçamento.

Assim, controlar o fluxo de caixa é uma base sólida ao seu definir o objetivo, pois através da análise das lacunas que você quer corrigir, é possível estabelecer o objetivo.

Exemplo:

Um salão de beleza tem muita tintura azul no estoque, logo o objetivo será vender a tintura azul.

Com o objetivo, temos as metas. Quais passos daremos na direção dessa solução? Bom, o salão de beleza pode:

Parabéns por mais um passo dado na sua Jornada Empreendedora.

Agora, não vale parar por aqui. Continue aprendendo mais e evoluindo na gestão dos seus negócios.

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Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista e Redatora SEO no Blog Euro Contábil

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